توجیه منابع: 10 نکته برای به دست آوردن آنچه نیاز دارید

در گفتگوهای من با مدیران سراسر کشور ، یک چالش به طور مداوم روی می دهد: توجیه منابع (مردم ، بودجه و تجهیزات) لازم برای اجرای یک عملیات عالی. این یکی از بزرگترین چالش هایی است که من نیز با آن روبرو هستم اما با گذشت زمان روش هایی را برای موفقیت در دستیابی به این منابع لازم آموختم.

قبل از اینکه به نکات خاص شیرجه بزنیم ، در اینجا دو اصل کلی وجود دارد: اول ، معمولاً اگر نپرسیم ، چیزی به دست نمی آوریم. دوم ، باید اطمینان حاصل کنیم که وقتی می خواهیم از منابعی بخواهیم که از یک یا چند ذینفع کلیدی بهره ببرد: سرمایه گذاران ، مشتریان ، کارمندان و جامعه ای که در آن تجارت می کنیم.

در اینجا چند نکته وجود دارد که می تواند به شما در بهبود احتمال دستیابی به منابعی که برای بهره مندی از ذینفعان نیاز دارند کمک کند با گیتی سپند همراه باشید

اهداف ، ابتکارات ، ارزش ها و نیازهای شغلی سازمان خود را شناسایی کنید.

سپس دریابید که چگونه می توانید در تحقق آن اهداف و سازمان خود موفق تر شوید. پیوند دادن منابع مورد نیاز شما به اهداف و ابتکارات خاص شرکتها به ایجاد یک پرونده تجاری قانع کننده برای مجوز صندوق ها کمک می کند.

به عنوان مثال ، بسیاری از سازمان ها نوعی تمرکز مشتری یا ابتکار مشارکت دارند. من اخیراً تجهیزات جدید و نرم افزارهای پیشرفته را تا حدودی توجیه کردم تا شرکت ما بتواند ارتباطات شخصی تر و مرتبط تری با مشتریان خود برقرار کند.

بسیاری از سازمان ها تأکید جدی بر پایداری و توجیه منابع دارند. یافتن راه هایی برای استفاده دقیق از نامه های فیزیکی و جلوگیری از زباله با نتیجه مثبت دریافت می شود در گذشته تأییدیه چاپگر دوم را دریافت کرده ام تا بتوانیم از صورتحساب های ساده دو صفحه ای به اسکناس های دو صفحه ای یک صفحه برویم.

راه هایی برای پس انداز پول سازمان خود بیابید.

یک روش تقریباً مطمئن برای توجیه هزینه پیشنهادی ، نشان دادن این امر است که در نتیجه موجب صرفه جویی در سازمان شما خواهد شد. شرکت من ، پورتلند جنرال ، به فروشندگان خارجی 50 تا 60 سنت برای هر نسخه رنگ پرداخت می کرد. تیم من پیشنهادی را برای اجاره چاپگرهای دیجیتالی رنگ ارائه دادند و نشان دادند که می توانیم با پس انداز قابل توجهی نسخه های رنگی را تهیه کنیم.

ما همچنین با ارائه خدمات سوزاندن سی دی ، خدمات اسکن و با حداکثر تخفیف های پستی روش هایی برای پس انداز پول پیدا کرده ایم. اگر تخفیف های پستی را قبل از مرتب سازی و اتوماسیون به حداکثر نرسانید ، به دلیل صرفه جویی در هزینه های پستی افزایشی ، سرمایه گذاری بر روی نرم افزار و / یا تجهیزات مرتب سازی اغلب ممکن است از نظر اقتصادی توجیه شود.

از هزینه های خود و نحوه مقایسه آنها با بازار خارجی مطلع شوید.

این فوق العاده است اگر می توانید ثابت کنید که عملیات داخلی شما از آنچه که ارائه دهندگان خارجی بالقوه هستند هزینه کمتری دارند ، پس از آن مهمات لازم را برای توجیه وجوه برای ادامه عملکرد خود دارید.

با ایده های خلاقانه با فروشندگان کار کنید تا عملکرد و توجیه سند خود را بهبود بخشید.

فروشندگان می توانند منبع بزرگی از ایده ها باشند و می توانند در ایجاد توجیه برای پیشنهادات بسیار مفید باشند. فروشندگانی چون Xerox ، Pitney Bowes و InfoPrint Solutions ، یک شرکت Ricoh ، به ما کمک کرده اند تا روشهای خلاقانه ای برای بهبود کیفیت و کارآیی عملیات خود به روشهای مقرون به صرفه ایجاد کنیم. ایجاد روابط مثبت با فروشندگان فعلی و سایر فروشندگان بالقوه جدید می تواند سود سهام عظیمی پرداخت کند. یکی از مزایای مراجعه به کنفرانس هایی مانند IPMA ، On Demand ، MailCom و انجمن ملی پستی ، امکان ملاقات با فروشندگان و انتخاب ایده ها و ایجاد روابط است.

با سایر بخشهای سازمان خود شریک شوید.

بعضی اوقات بخش های دیگر ممکن است نیازهای ویژه ای برای چاپ ، نامه پستی یا انجام کار داشته باشند. این نیازها باید به عنوان فرصتهای بالقوه مشارکت در نظر گرفته شود.

مدتی برگشت فرصت “برد-برد” را تجربه کردیم. بخش نقشه برداری برای چاپ نقشه ها به چاپگر بزرگ جدید نیاز داشت و قصد داشت یک چاپگر را خریداری کند و سپس فردی را برای اجرای آن استخدام کند. بخش چاپ من یک چاپگر بزرگ بسیار قدیمی داشت که نیاز به تعویض داشت. بنابراین ما پیشنهاد دادیم تا چاپگر جدید را در مغازه خود قرار دهیم و هزینه آن را بدون هیچ هزینه ای برای آن بخش اجرا کنیم. آنها این پیشنهاد را پذیرفتند ، و ما چاپگر جدیدی را به دست آوردیم که به نفع کل شرکت است.

شما همچنین باید به دنبال شرکای دیگر و طرفداران سازمان خود باشید – از جمله بازاریابی ، خدمات مشتری ، روابط عمومی ، ارتباطات شرکتها و غیره. دریافت پشتیبانی از این مدافعان داخلی تصمیم سازان را نشان می دهد که درخواست های شما پشتیبانی گسترده ای دارند.

روابط مثبت با ارائه دهندگان خدمات داخلی که در تصمیم گیری ها تأثیر می گذارند ، توسعه یابد.

بیشتر سازمان ها دارای کارمندان مالی هستند که نقش مهمی در روند تصویب بودجه و درخواست سرمایه و توجیه منابع دارند. منابع انسانی معمولاً با تصمیماتی برای ارتقاء و / یا اضافه کردن کارکنان درگیر می شوند. حقوقی ، خرید ، ارتباطات شرکتها و سایر حوزه های کارکنان نیز نقش اصلی را ایفا می کنند. این ارائه دهندگان خدمات می توانند متحدین یا دشمنان شما باشند. انتخاب تا حد زیادی به شما بستگی دارد.

شما می توانید روابط خود را با این افراد با تمرین سه گانه بهبود بخشید: شناخت ، احترام و پاداش. افراد این عملکردها غالبا دارای مدرک و / یا گواهینامه هستند و احساس غرور حرفه ای می کنند. شناخت آنها به عنوان متخصص و متخصص با جستجوی مشاوره و قدردانی از تخصص آنها ، سود سهام را خواهد پرداخت. برخورد مثبت و با احترام به آنها باعث تقویت روابط می شود. و هنگامی که کسی به شما کمک کند ، نشان دادن قدردانی شما به روشی ملموس (تشکر کلامی ، نامه الکترونیکی ، کارت ، گواهی هدیه ، غذا) باعث شگفتی روابط می شود.

فرایند بودجه و سایر کارهای “شمارش دقیق” را جدی بگیرید.

بسیاری از مدیران عملیاتی از بودجه ریزی ، حسابداری و وظایف “شمارش لوبیا” و توجیه منابع متنفر هستند. اما یک راه مطمئن برای ایجاد اعتبار بهتر با کارمندان مالی شما یادگیری چگونگی تدوین بودجه های دقیق و قادر به توضیح واریانس های بودجه و ارائه پیش بینی های آینده است.

چگونه می توانید توانایی بودجه خود را بهبود بخشید؟ با خواندن دقیق اسناد و مدارک ارائه شده ، پرسیدن سوالات ، افراد دیگر را در این فرآیند (کارمندان ، زنجیره مدیریت ، فروشندگان) و همچنین مستند کردن فرضیات خود درگیر کنید. بازپرداخت ارزش تلاش اضافی را دارد. اگر اعتبار خود را با افراد مالی بهبود ببخشید ، احتمالاً آنها طرفداری از درخواست های شما می شوند ، نه مخالفان.

سیستم و پروسه های بودجه ریزی و تصویب سازمان خود را درک کنید.

با معیارهای مورد استفاده در تصمیم گیری و قالب و محتوای لازم برای مستندات موردنیاز ، آگاه شوید. بدانید که تصمیم گیرندگان اصلی چه کسانی هستند و واقعاً به دنبال ایجاد روابط مثبت هستند. پیروی از بازه های زمانی و بازی با قوانین به شما در ایجاد اعتبار شما کمک می کند و شانس شما در گرفتن مجوزهای مورد نیاز را بهبود می بخشد.

حجم خود را پیگیری کنید و مدارک افزایش یابد.

بعضی اوقات تصمیم گیرندگان تحت فرضیات اشتباه عمل می کنند که نامه های سخت کپی و صفحات چاپی ناپدید می شوند و دیگر مهم نیستند. حقایق می توانند برای خودشان صحبت کنند ، بنابراین حجم کلیه کارهایی که انجام می دهید را ردیابی کرده و از این موارد به عنوان بخشی از پرونده کلی تجارت خود برای توجیه منابع و درخواست های خود استفاده کنید.

یک مورد کسب وکار خوب ایجاد کنید.

تجزیه و تحلیل ذینفعان را تکمیل کرده و مزایا و سرمایه گذاری بازده (ROI) را در رابطه با سرمایه گذاران ، مشتریان ، کارمندان و جامعه توضیح دهید. مطمئن باشید که مزایای کمی (مالی) و کیفی (غیر مالی) را نیز شامل می شود. به طرفدارانی که از درخواستهای شما پشتیبانی می کنند ، مراجعه کنید.

منبع: inplantimpressions.com

خصوص توجیه منابع با متخصصین ما در گیتی سپند تماس بگیرید

Related Posts

نتیجه‌ای پیدا نشد.

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد. بخش‌های موردنیاز علامت‌گذاری شده‌اند *

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.

فهرست