مقدمه

رویه فوق نحوه برگزاری رویداد را با استاندارد جهانی برگزاری رویدادهای START UP weekend  ارائه می نماید. مستند حاضر می بایست توسط کلیه افراد برگزار کننده مورد توجه قرار گیرد. برنامه ریزی و سازماندهی بر طبق این رویه می تواند کیفیت برگزاری رویداد را بالا برده و بهبود بخشد. همچنین می توان با توجه به مستند حاضر فرصتهای بیشمار موجود در اجرای رویداد را شناسایی و مورد بهره برداری قرارداد . همچنین این مستند می تواند کمک نماید که  اجرای یک رویداد تجربه ی بسیار لذت بخشی برای تمامی برگزار کنندگان گردد.  خواهشمند است تا پایان فرآیند برگزاری رویداد مستند را مطالعه فرمایید.

با آرزوی موفقیت در اجرای رویداد .

پیش از آغاز

نحوه اجرای رویداد مطابق با قوانین و مقررات برگزاری رویدادهای Startup weekend است که تجربه ی برگزاری هزاران رویداد را در یک مستند جمع آوری کرده و بسیاری از مشکلات رخ داده در یک رویداد را در آن شناسایی نموده اند . این مستند راهنمای سازمان برگزار کننده ی ویداد است . پیش از برگزاری رویداد باید اطمینان داشته باشیم که تیمی سازماندهی شده در اجرای رویداد با ما همراه هستند.

https://startupweekend.org

این راهنما برای راه اندازی یک رویداد اخر هفته تهیه شده است . از جزیاات سطح بالا تا پایین سطح کار در آن دیده شده است. البته بخش هایی از این رویداد با توجه به موضوع قابل تغییر است.

احتیاط ها

این بخش قسمتهایی از کار را عنوان می کند که می تواند در اجرای کار موجب اشکالاتی شود که اگر به آنها توجه شود در عملیات بسیار موثر خواهد بود .

اشتباهات رایج قبل از رویداد

برای پرسیدن سوال تردید کنید . مدیر شما در رویداد برای همین در این قسمت قرار دارد برای اطمینان از برگزاری یک رویداد موفق اگر سوالات درست پرسیده شود زمان و هزینه زیادی را می توانیم صرفه جویی کنیم. از ارسال ایمیل و دستورالعملهای اجرایی به اعضا غافل نشوید که بسیار با اهمیت است.

فعالیت ها را در یک حباب غیر قابل تعامل انجام ندهید حتما برگزار کنندگان قبلی و شرکت کنندگان قبلی تجربیات موثری خواهند داشت.

توجه داشته باشید که این راهنما همواره در حال تکامل است . این مستند تا جاییکه ممکن است بصورت کلی تهیه گردیده است اما در بسیاری موارد باید به بخشهای تخصصی توجه ویژه داشته باشیم.

برنامه ریزی رویداد

انتخاب تاریخ و مکان برگزاری

اولین بخش برگزاری یک رویداد انتخاب زمان و محل مناسب برگزاری یک رویداد است ، این نقطه همان قسمتی از کار است که به فعالیتهای شما اعتبار می بخشد . توجه به هر قسمت دیگر از کار تا زمانیکه این قسمت ممعین نشده باشد تقریبا غیر ممکن است. به شدت توصی ای که داریم این است که چند تا پایان هفته را برای برگزاری رویداد در نظر داشته باشید . مثلا دو تا 3 تا تاریخ در پایان هفته را انتخاب کنید . و مکانهای بالقوه ای که می توان آنرا در این محل ها اجرا نمود مذاکره داشته باشید.

انتخاب تاریخ

انتخاب تاریخ مناسب برای اجرای رویداد برای شما بسیار مهم است . باید توجه داشته باشید که این رویداد نمی خواهد با سایر رویداد ها یا تعطیلات رقابت کند پس باید به این نکات توجه کنید .

بنابر این باید تاریخ های برگزاری رویداد های فناوری را در منطقه و محل خود بخوبی بررسی کنید . تقویم های فناوری برای این موضوع می تواند کمک باشد. سایتهای برگزاری رویداد ها را مانند Meetup.com ، Facebook ، Startup Digest و ایده بازار را بررسی کنید .

تقویم تعطیلات مذهبی و تعطیلات رسمی را بررسی کنید .

تقویم رویدادهای دانشگاهها را هم بررسی کنید .

رویداد را در زمان امتحانات یا مسابقات ورزشی برگزار نکنید. با مدیران دیگر صحبت کنید تا زمان مناسبی که رویداد های اینچنینی نتایج خوبی داشته است را به شما پیشنهاد دهد .

در منطقه ی برگزاری رویداد شرایط ترافیکی و ترددی را در زمان مورد نظر و بطور کلی بررسی کنید .

یکی از نتایجی که بدست آمده است اینکه متوجه شده ایم برگزاری یک رویداد پس از برگزار شدن یک رویداد فناوری قبلی بسیار بیشتر مورد توجه قرار می گیرد. اگر پیش از شما رویدادی برگزار شده است با سازماندهندگان رویداد قبلی تماس بگیرید و از ایشان بخواهید در صورت امکان از منابع تبلیغی آنها برای تبلیغات خود استفاده نمایید.

انتخاب مکان

انتخاب مکان مناسب یکی دیگر از موارد بسیار با اهمیت برای برگزاری یک رویداد است .یک مکان نا مناسب می تواند یک برنامه ریزی بسیار دقیق را خراب کند در حالیکه یک مکان مناسب می تواند یک رویداد متوسط را عالی کند . در زیر مکانهای مناسب را که می تواند به ترتیب اولویت انتخاب شود را معرفی می کنیم:

فضاهای همکاری مشترک

فضاهای همکاری مشترک با این شرایط که تجهیزات مناسب و فنی را دارا است می تواند فضای خوبی برای برگزاری رویداد باشد. چون از نظر ساعات کاری ، فضا و شرایط محیطی مناسب هستند . این فضاها می توانند یک محیط مثبت را برای اجرای کار مهیا نمایند . معمولا صاحبان چنین فضاهایی در قبال اشنایی با شرکت کنندگان فضای خود را در اختیار رویداد قرار می دهند.

فضای اداری شرکتها

معمولا دفاتر اداری دارای فضاهای بازی هستند که می تواند مناسب اجرای برنامه شما باشد. همچنین شرکتها معمولا در شرایطی که به عنوان حامی برنامه معرفی شوند علاقمند به در اختیار گذاشتن فضای خود به چنین رویداد هایی هستند . همچنین راه اندازان و ایجاد کنندگان استارت آپها هم یک گزینه مناسب برای اینکه محل خود را در اختیار چنین رویدادی قرار دهند هستند .

ساختمانهای عمومی و دولتی

مراکز و کتابخانه ها معمولا دارای فضای مناسبی برای برگزاری رویداد ها می باشند همچنین سازمانهایی که کار توسعه اقتصادی منطقه و محل را برعهده دارند معمولا دارای فضاهای مناسبی برای برگزاری رویداد می باشند یا گاهی از وجود چنین دفاتری در دیگر سازمانها با اطلاع هستند . یک نکته که به ان توجه داشته باشید این است که یک حامی و حمایتگر از برگزاری رویداد خود داشته باشید که موضوع فناوری و برگزاری رویداد فناورانه برایش با اهمیت باشد و آنرا به عنوان دارایی خود بداند.

دانشگاهها

دانشگاهها علاقمند هستند کلاسهای با موضوعات درسی باز داشته باشند و همچنین دارای فضاهای مناسبی برای برگزاری رویداد ها هستند اما با دانشگاهها یک چالش اساسی که وجود دارد تداخل زمان برگزاری رویداد با زمان کلاس است.دانشگاههای فنی یا دانشگاههایی که درس تجارت می دهند  معمولا برای چنین رویداد هایی مناسبترند . همچنین شما می توانید قیمت بلیطها را برای دانشجویان با تخفیف در نظر بگیرید.

همچنین گاهی ممکن است دانشگاهها بدون دریافت هزینه این فضا را در اختیار شما قرار دهند ولی هزینه A/V را بپردازند. استفاده از فضای دانشگاهی می تواند برخی از هزینه های شما را هم کاهش دهد چون برای پذیرایی هم می توان از خدمات انها استفاده نمود. اما برای همکاری با دانشگاه حتما همه موارد را از پیش بپرسید و هماهنگ نمایید.

سالن های رویداد و هتل ها

هتل ها و برگزار کنندگان رویدادهای خاص معمولا سالنهای مناسبی برای رویدادهای استارت آپی دارند معمولا آنها کارمندانی برای پذیرایی، امکان استفاده از WIFI ، تامین امنیت ورود خروج و پارکینگ و …. دارند اما در مقابل با سایر امکانات معمولا هزینه های بالاتری دارند و معمولا برای اجرای برنامه در این مکانها برنامه ریزی بیشتری لازم است انجام شود. اگر بخواهیم یک رویداد تخصصی در چنین فضاهایی برگزار نماییم این فضا هزینه را به شدت افزایش می دهد.

قبل از قطعی نمودن فضا حتما در مورد موارد مختلف مانند ، WIFI ، امنیت ، پارکینگ، ورود خروج، در صورت نیاز بیمه نامه های مورد نیاز ، قراردادهای پذیرایی، ساعات ورود و خروج وسایل و … سوالات لازم پرسیده شود.

یک مکان رایگان با هزینه امنیت بالا یا یک فضای رایگان با هزینه پذیرایی بسیار بالا می تواند روی کل هزینه ها تاثیرات زیادی بگذارد.

چک لیست زیر به انتخاب مکان مناسب شما کمک می کند :

هزینه

گاهی حامی مالی در ازای حمایت مالی محل برگزاری را در اختیار قرار می دهد در چنین مواقعی هزینه محل برگزاری را جزو هزینه های برگزاری رویداد در نظر بگیرید. بطور کلی تمامی هزینه های محل را پیش از برگزاری در نظر داشته باشید.

در مورد اینکه محل برگزاری متناسب با تعداد شرکت کنندگان است یا خیر باید پیش از برگزاری یک برآورد از تعداد داشته باشیم همچنین توجه کنید که نیاز های فضا در روز های متفاوت برگزاری متفاوت است مثلا در روز جمعه و پنجشنبه و چهارشنبه تعداد شرکت کنندگان متفاوت خواهد بود .

گاهی لازم است متقاضیان ، مشاوران و مربیان و اعضای شرکت کننده را در فضایی مستقر نمایید . یا مسکن دهید.

محل

بهتر است یک محل مرکزی که برای همه در دسترش باشد را در نظر بگیرید. این مکان دسترسی به سامانه های حمل و نقل عمومی داشته باشند ، پارکینگ داشته باشند و به جزیات این موارد بهتر است توجه نمایید.

Wifi

باید توجه داشته باشید که پهنای باند مناسب وجود داشته باشد یک قانون تعریف شده ایتن است که برای هر 25 نفر یک روتر یا 100 مگابایت بر ثانیه وجود دارد. در مورد این جزیات با بخش IT محل حتما صحبت کنید و در نظر داشته باشید در ازای هر نفر حداقل 2 دستگاه درگیر می شود .

رسانه ها و منابع قدرت

برق برای لب تابها و دستگاههای افراد به میزان مورد نیاز موجود باشد . دسترسی به پریز ها و پاور بانکها موجود باشد . اگر در محل این موارد موجود نباشد باید این موارد را به محل اضافه نمایید و بالتبع هزینه های آنرا پیشبینی نمایید.

ساعت

اطمینان داشته باشید که تا 4 عصر روز آخر به محل دسترسی دارید تا زمان کافی در اختیار داشته باشید برخی از افراد ممکن است بخواهند شب در محل بمانند . توجه داشته باشید که دسترسی 24 ساعته لازم نیست که این موضوع را با سازمان دهندگان و شرکت کنندگان در میان بگذارید. برخی از سازمان دهندگان شرکت کنندگان را تشویق می کنند که شب استراحت کنند .

اما حتما محدودیت های خود را از دارندگان محل برگزاری سوال کنید . اگر محل برگزاری فضای تعطیل در جایی است تا ساعت 2 بامداد و شنبه شب دسترسی داشته باشید به محل .

اطمینان یابید که مامورین امنیتی در محل برگزاری حاضرند یا خیر . کد های امنیتی که لازم است بدانید را بپرسید . کلید ها یا کارتهای امنیتی را که لازم است داشته باشید را همراه داشته باشید و بپرسید و بدانید . شماره تلفن فردی که محل را در اختیار دارد و با او هماهنگ کرده اید را همراه داشته باشید . فردی که رابط محل است معمولا باید در محل حضور داشته باشد. در دسترس بودن آنها برای شما یک مزیت محسوب می شود .

می توانید این درخواست را از ابتدا با ایشان مطرح نمایید.

میز

پیشبینی کنید که میز کار برای تمامی شرکت کنندگان وجود دارد و ذهنیتی از چگونگی آنها در محل داشته باشید . اطمینان یابید که میز  حضور و غیاب و پذیرش میز کارو  قرارگیری تجهیزاتدر محل ، میز پذیرایی و غذا پیشبینی شود و البته بهتر است تعداد میزهایی بیشتر هم پیشبینی شود .

صندلی

اطمینان یابید که صندلی کافی وجود دارد . اگر اینطور نبود بدنبال کرایه یا تامین صندلی باشید .

شرکت کنندگان ویژه و افرادی که به تیم اضافه می شوند یا مهمان هستند را فراموش نکنید .

اتاق ارایه

توجه کنید فضایی مناسب ارائه با تریبون ، بلندگو امکانات سخنرانی وجود داشته باشد .

پروژکتور و A/V

آیا در محل ویدیو پروژکتور و  A/Vوجود دارد ؟ حتما چک کنید و قبل از رویداد از نظر فنی شرایط را بررسی نمایید .

AC  و وسایل گرمایش و سرمایش

اطمینان یابید که تایمر خود کار خاموش و روشن کردن وسایل گرمایش و سرمایش وجود نداشته باشد که در نبود مسئول خاموش یا روشن خود کار شود . یعنی امکان تنظیم آن برایتان وجود داشته باشد . شماره تماس فرد تاسیسات محل را داشته باشید .

تخته

هر تیم باید فضایی برای همکاری بصری داشته باشد تخته وایت بود و نمودار نمونه هایی از این فضا است . تخته وایت بورد برای موانع دید بین تیم ها هم مورد استفاده قرار گیرند بنابر این اگر لازم است آنها را تهیه کنید به شکا و چگونگی استفاده آنها در محل توجه کنید .

پارکینگ

توجه کنید آیا پارکینگ به میزن کافی در محل است ؟ اطلاعات هزینه های پارکینگ را در اختیار شرکت کنندگان قرار دهید .

آشپزخانه

آیا محل آشپزخانه یک سینک است یا یک آشپزخانه و یخچال مناسب دارد اگر یخچال و امکان نگهداری از مواد غذایی و نوشیدنی به میزان کافی وجود ندارد باید به فکر آبسرد کن و. گرم کن و یخچال باشید .

این موضوع برای کسانی که احتیاج به مراقبتهای پزشکی مناسب دارند اهمیت دارد .

دستشویی و توالت

آیا برای شرکت کنندگان دسترسی به دستشویی مناسب وجود دارد معمولا برای 100 نفر یک دستشویی کافی است . آیا دستشویی ها بعد ساعت کار قفل می شوند یا امکان دسترسی وجود دارد ؟ اگر چنین است حتما برای استفاده در ساعات بعد کار صحبت شود .

برای کسانی که ساکن خواهند بود امکان استفاده از حمام وجود داشته باشد .

امنیت

برخی سالن ها شرایط امنیتی خاصی دارند که باید از پروتکل های امنیتی اطلاع داشته باشیم . پروتکل ها می توانند شامل نحوه دسترسی به اینترنت در قسمتهای مختلف باشد . امکان حمل وسایل خاصل در محل اگر پروتل های دسترسی بسیار سخت گیرانه است شاید باید مجوزهایی دریافت نمایید.

دسترسی های

معمولا در استارت آپ ویکندها دسترسی به مواد غذایی، حمام، سکونت ، مربیگری ، اینترنت را مرتفع می کنند تا تیم ها روی طرح خود متمرکز شوند . اگر امکانات را برای افراد معلول هم مرتفع کنید این شرایط برای شما یک مزیت محسوب می شود .

https://startupweekend.gitbook.io/swguide/1.1eventplanning/1.4accessibility

این بخش را ترجمه نکردم

حمایت مالی

زمان شروع سه ماه از تاریخ رویداد

استارت اپ ویکند اچ کیو راههای متنوعی را برای جلب حمایت مالی برای برگزاری از استارت آپ ویکند دارد اما بطور کلی ما به خودتان برای تایمن منابع مالی بیشتر متکی هستیم . تیم سازماندهی خود باید حمایت مالی را تامین نماید چون بهتر از هر کسی می تواند دلایل موثر برگزاری از استارت اپ ویکند را بیان کرده و حامیان مالی را ترغیب نماید . تجربه ی استارت اپ ویکندهای موفق اینگونه است که وقتی منافع سازماندهی کنندگان استارت اپ ویکند با سازمانهای محلی و منطقه ای برای برگزاری این رویداد با یکدیکر ترکیب می شود رویداد بسیار موثر تر و مفید تر برگزار می گردد . در چنین رویدادهایی فرصتهای بهتری هم ایجاد می گردد .

برای نزدیک شدن و جلب حامی برگزاری استارت اپ ویکند موارد زیر را در نظر بگیرید :

ارتباط صادقانه و روشن و پر شور  با حامی مالی

وقتی اسپانسر یک استارت اپ ویکند می شوید یعنی چه ؟

در ادامه به این موارد بیشتر پرداخته می شود و همچنین ابزارهای اطلاع رسانی را که استارت اپ ویکند در اختیار قرار می دهد را مروز می کنیم .

هدف اصلی این است که حامیان را در برگزاری رویداد به هیجان اوریم به آنها بقبولانیم که مشارکت در این رویداد برایشان تجربه ی مفید و لذت بخشی خواهد بود .

همکاران جهانی

شرکا یا حامیان جهانی آنهایی هستند که tchstars  برای حمایت از استارت آپ ویکند در سطح جهانی با آنها همکاری کرده است . انها طیف وسیعی از حمایتها را از منابع داخلی کشور شرکت کننده تا پشتیبانی ها را می توانند در اختیار قرار دهند . تمامی استارت اپ ویکند ها موظف هستند نسبت به حامی مالی خود که به عنوان تسهیلکننده معرفی می شوند اشراف یابند منابع فعلی در ادرس زیر معرفی شده اند .

https://startupweekend.org/attendees/resources

اهداف جمع آوری سرمایه

در بخش بودجه ریزی جزیات بیشتری مورد توجه قرار می گیرد . اما بطور معمول پنجاه درصد بودجه با فروش بلیط تامین می شود و پنجاه درصد توسط حامی تامین می شود.

اما در برخی مناطق حامی سرمایه کمتری را تامین می نماید گاهی هم بیشتر اما تامین توسط حامی بطور کل سخت تر است.

https://startupweekend.gitbook.io/swguide/2.1sponsorships/2.4whotoapproach

چه کسانی و با چه رویکردی حامی شما خواهند شد ؟

لیستی از حامیان احتمالی را جمع آوری کنید . هرچه لیست با تعداد بیشتری تهیه شود احتمال حمع آوری مبلغ بیشتری وجود خواهد داشت . برای این منظور یکی از روشها بررسی رویدادهای مشابه است و حامیان آن رویدادها ، مرحله بعد از جمع اوری لیست طوفان فکری است . بررسی کنید چه کسانی افراد شما برایشان دارای اهمیت خواهند بود . در زیر به تعدادی از حامیان اشاره می کنیم.

ارایه دهندگان محصولات و منابع

افرادی که تیم ها از منابع و امکانات و خدماتشان استفاده می نمایند .

شرکتهای فنی

در مورد شرکتهای فنی علاقمند به موضوع در محل خود مطالعه و بررسی نمایید.

حامیان برای پذیرایی و مواد غذایی

برای پذیرایی و تهیه مواد غذایی می توانید از این افراد استفاده نمایید.

استارت آپهای موجود

معمولا خود استارت اپها هم علاقمند هستند در چنین رویدادهایی مشارکت داشه باشند.

وکلا و ماهیت هایی که از موضوع حمایت جانبی می نمایند.

در مورد افرادی که از IP ها حمایت می نمایند هم می توانند از جمله افرادی باشند که نقش حامی را بازی نمایند.

منابع مالی برای حمایت از موضوعات کارآفرینی که در دسترس است و به عنوان منابع مالی حمایتی برای این منظور قرار گرفته شده است.

شتابدهنده ها و مراکز رشد

این مراکز از برگزاری رویدادها حمایت می کنند چون تیم های تشکیل شده را می توانند در محل خود جذب نمایند.

دانشگاهها

دانشگاهها بدنبال فعالیت در برنامه های فناوری و نوآوری هستند که معمولا دارای فعالیتهای کارآفرینی و نوآوری می باشند.

برای بررسی و طرح موضوع حمایت با حامی مالی در مورد اینکه حمایت مد نظر چگونه باشد و در ازای حمایت چه اتفاقی مد نظر است را بررسی نمایید و مسئولیت حامی را روشن در نظر بگیرید.

تنها در صورت انتخاب حامی نمی توان روی حمایت او حساب نمود مگر اینکه در ازای حمایت نقش معینی برای او قایل شوید مثلا تبلیغ برای او ، اجازه ی معرفی و سخنرانی برای او یا نقشی که برای او در نظر گرفته اید.

بعلاوه ی تمام موارد بالا موضوعات و حامیان دیگری را که خود در نظر دارید را نیز مد نظر قرار دهید .

بسیار اهمیت دارد که شما برای هر جنبه از فعالیت خود ارزشی قایل شوید که در چنین صورتی حامی و حامیان هم برای ان بخش از کار اهمیت قایل خواهند شد.

برقراری تماس با حامیان

نقطه اغاز برقراری تماس با حامیان مشکلترین بخش کار است . اگر با شخصی که تا کنون با او تماسی نداشتید باید ارتباط برقرار می کردید بهتر این است که یک متن مناسب برای آنکه وی را با خود همراه نمایید تهیه شود و پیش از جلسه برای وی ارسال گردد که برای او ایجاد انگیزه کند و برایش ترغیب کننده باشد.

این ایمیل بهتر است کوتاه و شخصی باشد.

معمولا پیامهای طولانی راحت تر نادیده گرفته می شوند. بهتر است خلاصه ای از ارزشی که برای حامی خواهید داشت و وی برای شما خواهد داشت در پیامتان درج گردد.

در حین مذاکره با حامی اطلاعات برگزاری رویداد را در سایت و کانالهای ارتباطی بروز کنید و البته انرا پاک نگهدارید (در صفحه از حامیان ذکر نشود)

اینکار به حامی کمک می کند تا از موضوع فعالیت شما بیشتر اطلاعات داشته باشند . از اهداف خود و چگونگی رویداد هر چه بیشتر اطلاعات بدهید حامی یا حامیان ببیشتر علاقمند به همکاری خواهند شد . در برقراری ارتباط با حامی در مورد میزان حمایت و مسایل مالی و نحوه همکاری بیشتر صحبت کنید .

https://github.com/startupweekend/swguide/tree/87745831dc9dbae0e93fe59e933d2a28d44fb9d3/2Sponsorships/%7B%7Bbook.toolkit%7D%7D

نحوه نگهداری حمایت ها

در هر دریافت حمایت از حامی برای این موضوع فیش و فاکتور تهیه کنید .

در مورد فاکتور با حامی گفتگو کنید و پیشنهاد این است که فاکتور به نام سازمان حقوقی حامی تهیه گردد . هرچه زودتر و سریعتر به تهیه فاکتور برسید اطمینان از جلب حمایت بیشتر است. از اینکه دریافت حمایت را از حامی انجام دهید نترسید . گاهی لازم است پیش پرداختی از حمایت دریافت داشته باشید چون برخی از هزینه های رویداد برای شما هم نیاز به هزینه دارد .

تعهد کتبی از حامی برای دریافت حمایت داشته باشید . دریافت های کتبی بدون مبلغ و زمان پرداخت معمولا ضمانت اجرایی ندارد اما تعهد و اعتمادی میان شما و حامی برقرار می کند .

چگونه استارتاپ ویکند برگزار کنیم؟

مربیان ، سخنرانان و داوران

زمان بررسی و تصمیم گیری برای این موارد حدود 3 ماه پیش از رویداد

مربیان

مربیان بزرگ

معمولا در هر رویداد آنچه بیشتر از همه در ذهن ها باقی می ماند مربیان با مهارتهای موثر و مفیدشان برای حاضرین در رویداد هستند . توصیه هایی که مربیان به تیم ها می دهند می تواند مسیر هر تیم را تغییر دهد . خود مربیان از کار خود لذت می برند چون برایشان لذت بخش است چون دانش خود را به اشتراک می گذارند . این امر بسیار معمول است که یک مربی هم بتواند مربی ، مشاور و یا سرمایه گذار و یا حامی و یا برگزار کننده ی رویداد های قبلی یا بعدی باشد.

تعدا ایده ال مربیان و جلسات مربیگری

تعداد مناسب مربی برای هر 15 نفر یک مربی پیشنهاد می شود . حتما مربیان با پیشینه های مختلف دعوت شوند . بازاریابی ، فنی طراحی ، بنیانگذاران، مدیران محصول، متعادل کردن تنوع در مربیان و تنوع جنسی در کنار مهارتها بسیار اهمیت دارد. زمان دقیق حضور مربیان به ترجیح برگزار کنندگان بسیتگی دارد . بعد از ظهر شنبه تا یکشنبه صبح بهترین زمان است .

انواع مربیان :

کارافرینان با تجربه

انها بهترین نوع مربیان هستند ، ایا شما کارافرینان خارج شده از مرکز که در کسب و کار خود موفق بوده اند دارید انها بهترین نوع از مربیان هستند .

کارشناسان مربوط به موضوع رویداد

کارشناسان موضوع رویداد که با کیفیت باشند مانند توسعه دهندگان محصول، طراحان محصول، بازاریابها و غیره که در موضوعات خاصی می توانند مشاوره دهند بسیار مفید و با ارزش خواهند بود . بنابر این باید سعی شود ، مربیانی انتخاب نمایید که موضوع و مخاطبان را خوب می شناسند .

سرمایه گذاران

بهترین راه و مسیر جذب سرمایه گذاران فرشته از طریق معرفی شخصی است اگر در تیم فردی که بتواند معرفی از کار و ایده داشته باشد انتخاب سرمایه گذار به عنوان مربی می تواند مقدمه ای برای این موضوع باشد .

مراکز رشد و شتابدهنده ها

مربیان می توانند از مراکز رشد و شتابدهنده ها انتخاب شوند چون افرادی که در این مراکز فعالیت دارند واحدها و تیم ها را از ابتدای فعالیت می شناسند و با آنها و خصوصیاتشان آشنا هستند و می توانند مربیان خوبی باشند.

وکلای آشنا با موضوعات استارت آپی

با وجودیکه در این رویداد اجازه ی مشاوره ی حقوقی به تیم ها وجود ندارد اما استفاده از وکلا نیز در میان مربیان می تواند بسیار مفید باشد چون در همان ابتدای کار اشنایی تیم ها با برخی موضوعات در رفع آنها در همان ابتدای کار می تواند مفید باشد.

اهداف مربیان

هدف مربیان در رویداد باید موارد ذیل باشد :

راهنمایی تیم ها برای آنکه توجه خود را جلب نمایند تا یک بنیان قوی برای استارت آپ خود تشکیل دهند و به موارد ذیل توجه ویژه داشته باشند : مشکل ، راه حل ، اندازه ی بازار ، مشتریان، ارزش پیشنهادی ، مدل تجاری، و …

تیم ها را به سمت عملیات تخصصی و راه اندازی بالقوه ی فعالیت خود هدایت نمایند.

به تیم ها کمک نمایند که بتوانند با آزمایشهای میدانی موثر از درستی قدم گذاری در مسیر ایده تا محصول خود پیش بروند از جمله کمک به طراحی مصاحبه ها با مشتریان تجزیه و تحلیل داده ها و راهنمایی درست آنها

هدایت به سمت بخشهایی که بدان توجه نشده و خروج تیم ها از فضای امن و اطمینان از قطعی شدن کارها برای آنکه فعالیت وجدیت بیشتری در کار خود داشته باشند.

اطمینان داشته باشید که تیم ها هیچ یک از موارد را قبول نخواهند کرد برای همین موضوع فرضیاتی را شناسایی نمایید و آنها را مبور کنید که این فرضیات را برطرف نمایند برای اینکه آنها را بدرستی هدایت نمایید فرضیه 5 پرسش را اجرا نمایید یعنی یک معظل را به 5 شیوه از آنها بپرسید تا از پنج منظر آنرا نگاه کنند و برای آن راه حل بیابند.

به این موارد توجه ویژه داشته باشید :

اشتباهاتی که مربیان مرتکب می شوند :

در تیم ها تصمیم گیر باشند .

موضوعاتی که با تیم مطرح می کنند را به شکلی بیان کنند که انگار دارند درست را در برابر اشتباه می گویند.

کار را برای تیم ها انجام دهند.

به تیم ها بگویند باید چه کاری انجام دهند . بجای آنکه سوال را مطرح کنند و بخواهند که تیم خودش به پاسخ برسد .

تمام زمان خود را معطوف یک تیم یا دو تیم نمایند.

برنامه ریزی مربیان

از مربیان بخواهید حداقل 4 ساعت و حداکثر 8 ساعت حضور فیزیکی داشته باشند و اطلاعات تماس و امکانات ارتباط از طریق مجازی را در طی زمان رویداد با افراد داشته باشند .

اطلاعات مربیان را برای تبلیغات در سایت و فضاهای مجازی در اختیار بازدید کنندگان قرار دهید .

برای هر مربی یک صفحه اختصاصی معرفی مربی ، حوزه های تخصصی و تجربیات قرار دهید .

در صفحه تخصصی هر مربی امکان ثبت نام تیم را برای انتخاب مربی قرار دهید . این زمان شامل 30 دقیقه جلسه ی رایگان مربیگری برای آن تیم و مربی خاص است . اینکار کمک می کند که از حضور مربی استفاده ی بهینه انجام شود و مربی بتواند خدمات موثر خود را بفروشد و همچنین زمان مربی بتواند بهتر مورد استفاده قرار گیرد.

اختصاص یک فضای معین برای مربیان می تواند برایشان موجب شود تا با دیگر هم رده های خود آشنا شوند  و در آنها احساس بهتری ایجاد نماید گردد.

باید برای مربیان این موضوع جا بیافتد که از آنها انتظار می رود به تیم ها کمک نمایند تا ایده خود را به نتیجه برسانند و قرار نیست برای خود یا خدمات خودشان یا شرکتی که از طرف آن حاضر شده اند در این رویداد و این زمان معین برای مربیگری بازاریابی نمایند، باید نقش بیطرف داشته باشند.

برای مربیان باید این موضوع معین گردد که برای کار خود در آینده از میان تیم هی موفق فضای کار ایجاد می گردد .

همچنین باید به مربی این موضوع بیان گردد که خدمات مشاوره و مربیگری در طی زمان رویداد حمایت مالی محسوب نمی گردد .

جذب مربیان

جذب و نزدیکی به مربیان برای رویداد به شکل حیرت آوری آسان است . استخدام مربیان پس از آنکه با ایشان ارتباط را برقرار نمودید بسیار آسنان است . مربیان معمولا خیلی علاقمند به اهدای زمان خود هستند . مشروط به اینکه اهداف رویداد و شرکت در این رویداد و میزان درگیری آنها برایشان روشن باشد.

بنابر این بهتر است بر روی انتخاب مربیان خود با اطمینان باقی بمانید تا آنها احساس خوبی از همکاری با شما داشته باشند . خوب است به اسپانسرتان این امتیاز را بدهید که بصورت دلخواه خود نقش مربیگری داشته باشند چون بطور کلی اسپانسر این انتظار را دارد ولی اگر خودتان این امتیاز را برایش قایل شوید احساس بهتری خواهد داشت و شما می توانید قوانین خود را برایش بیان کنید.

برای راهنمایی های عمومی پیامها و مستنداتی تهیه شده که می توانید از آنها به عنوان راهنما استفاده نمایید.

چه کسانی میتوانند از امریه دانش بنیان استفاده بکنند؟