همه چیز درباره نرم افزار جیرا + آموزش مقدماتی جیرا
در پروژههای نرمافزاری که در آن، تیم پروژه از افراد دارای مهارتهای گوناگون تشکیل شدهاست و فعالیتهای متنوعی باید در آن انجامشود، استفاده از نرمافزاری که امکان ادارهکردن شرایط را برای مدیر پروژه فراهم بیاورد، بسیار مهم است. برای پاسخ به چنین نیازی، برخی نرمافزارها به کمک مدیران و صاحبان کسب و کار ها آمدهاند که از جمله جامعترین و محبوبترین آنها نرمافزار جیرا (JIRA) است.
نرمافزار جیرا چیست؟
نرمافزار جیرا عموما برای مدیریت آزمایش و مدیریت پروژه استفاده میشود که نهادها و شرکتهای بزرگ برای سازماندهی به پروژههایشان از این نرمافزار استفاده میکنند.
این نرمافزار در سال 2002 توسط شرکت Atlassian، در سه پکیج متفاوت برای کاربران به وجود آمد:
- Jira core یا هسته اصلی جیرا
- Jira Software یا نرمافزار جیرا
- Jira Service Desk یا میز سرویس جیرا
تکامل نرمافزار جیرا در سیر زمان
نرمافزار جیرا به طور حتم یکی از بهترین، معتبرترین، باارزشترین و صدالبته پرکاربردترین نرمافزار در حیطه مدیریت پروژه و همچنین مدیریت وظایف است که اگر اغراق نباشد توسط هر کسب و کار بزرگی در تمامی دنیا استفاده میشود. طبق آمار اعلام شده توسط سایت جیرا بیش از ۶۵ هزار شرکت در زمینههای مختلف در حال استفاده از آن هستند که کوکاکولا، نستله، سامسونگ، دراپباکس و … از جمله آنها هستند. در اوایل زمانی که بهتازگی راهاندازی شده بود بیشتر برای ردیابی مشکلات و باگها مورداستفاده قرار میگرفت.
اما به مرور زمان این نرمافزار کامل و کاملتر شد تا به برنامه امروزی تبدیل شد که در میان اینهمه رقیب بهعنوان بهترین و برترین نرمافزار مدیریت پروژه و مدیریت وظایف از سوی کسب و کارهای کوچک و بزرگ مورداستفاده قرار گرفت. قابلیتهای مهم و باارزش این برنامه باعث شده تا نرمافزار جیرا همچنان در صدر محبوبترین نرمافزارهای حوزه مدیریت مورداستفاده قرار بگیرد.
جیرا ابزاری منعطف برای ردیابی مسائل است که به تیمها کمک میکند تا کار خود را برنامهریزی و مدیریت کرده و برای آن گزارش تهیه کنند. کاربران این نرمافزار میتوانند بر اساس نوع بسته استفاده شده متغیر باشند. برای نمونه، بسته نرمافزاری جیرا بیشتر توسط مهندسان و توسعهدهندگان نرمافزار استفاده میشود، درحالیکه هسته جیرا بیشتر بین تیمهای تجاری و بازاریابی محبوبیت دارد و میز خدمات جیرا هم توسط کارمندان و مشتریان استفاده میشود. پیکربندی منعطف و قابل ارتقای جیرا باعث میشود تا این نرمافزار در حوزههای مختلفی از جمله سلامت، تجارت، تولید و فناوری اطلاعات (IT) کاربرد داشته باشد.
علاوه بر این، سرویسهای مختلف شرکت اطلسین را هم میتوان با یکدیگر ادغام کرد. این امر اجازه میدهد تا اطلاعات از یک نرمافزار اطلسین به دیگری راحت قابل انتقال باشد. برای نمونه، میتوان با استفاده از کانفلوئنس (Confluence) در جیرا مسائل مختلفی را ایجاد کرد و همچنین با استفاده از کانفلوئنس میتوان گزارشها و داشبورد جیرا را نیز مشاهده کرد.
تاریخچه جیرا
نرمافزار جیرا در ابتدا ابزاری برای ردیابی مسائل فناوری اطلاعات (IT) بود. با گذشت زمان، این ابزار بهصورت محصولی برای مدیریت چرخه عمر نرمافزار تبدیل شد که به توسعهدهندگان این امکان را میداد تا تمامی جنبههای توسعه نرمافزار را از مرحله تولد تا انقضا کنترل کنند. به مرور زمان نرمافزار جیرا به ابزاری شناخته شده برای مدیریت چرخه عمر نرمافزار تبدیل شد و در حال حاضر روشهای چابک و توسعه سریع نرمافزار را نیز شامل میشود.
بخشهای مختلف نرمافزار جیرا
با یک نگاه سلسلهمراتبی میتوانیم جیرا را متشکل از ۳ بخش فیلد، issue و پروژه بدانیم.
- پروژه: پروژهها در جیرا قابلیت دستهبندی دارند و میتوانند شامل هر چیزی مانند: یک بخش یا یک تیم از شرکت، پروژههای توسعه نرمافزاری، محصولات یا سیستمها و … باشند.
- Issue: نشاندهنده کاری است که باید انجام شوند و از دیدگاه کاربری issue یک واحد اصلی کار برای جیرا است.
- فیلد: فیلدها پایهایترین واحدهای داده در جیرا هستند. آنها دادهها را برای issueها ذخیره میکنند.
همچنین در این نرمافزار مجوزهایی برای کنترل کاربران وجود دارد که در 3 سطح اعمال میشود که شامل کنترلهای کلی و جزئی است. شما میتوانید کاربران یا گروههای لازم را به نرمافزار اضافه کنید، آنها را مسئول امور مختلف کرده و اختیارات لازم را به آنها داده و در صورت لزوم این اختیارات را از آنها بگیرید. میتوانید در ضمن پیرامون واحدهای کاری رأی و نظر داده مشکلاتی را گزارش کرده و کار را از نظر زمانی پیگیری کنید.
علاوه بر این میتوانید فرایند کسب کار خود را از طریق نمودار گردش کار (workflow) طراحی کرده و issue ها را در طول نمودار گردش کار شخصی خود به جریان بیندازید و وضعیت آنها را در هر مرحله از فرایند کاری مشاهده و نظارت کنید. به یاد داشته باشید جیرا با قابلیت اعلان خود میتواند وقایع را بهمحض وقوع به اطلاع کاربران مربوطه برساند و آنها را همواره در جریان رخدادهایی که در حیطه کاری آنها است، قرار دهد.
بهعلاوه میتوان به کاربران اجازه داد تا issueهایی را در صورت نیاز مطرح کرده و خود یا افرادی را مسئول انجام آن کنند. جیرا یک نرمافزار با قابلیت شخصیسازی بالا است که از پایینترین سطح آن یعنی فیلد گرفته تا issueها، پروژهها، مجوزها، کاربران، اعلانها و نمودار گردش کار را میتوان مطابق با نیاز نهادی که از آن استفاده میکند شخصیسازی کرد. جیرا با هزاران ابزار و ویژگی خاص یک نرمافزار فوقالعاده کاربردی با کاربری آسان برای انجام امور کنترل پروژه توسعه نرمافزاری و بسیاری کاربردهای گوناگون ازایندست است.
کاربردهای نرمافزار جیرا
کاربرد اول: نرمافزاری برای مدیریت پروژه
جیرای فارسی باتوجهبه قابلیتهای فراوان بهخصوص تقویم شمسی و بومیسازی آن برای کاربران ایرانی توانسته بهترین امکانات از جمله مدیریت پروژه را فراهم کند و به همین خاطر کاربران برنامه جیرا دیگر این نیاز را در خودشان نمیبینند که از دیگر نرمافزارهای مربوط به کنترل پروژه استفاده کنند.
کاربرد دوم: نرمافزاری برای مدیریت وظایف
نسخه فارسیسازیشده و همچنین بومیسازیشده نرمافزار جیرا سعی کرده بهگونهای عمل کند که کاربران ایرانی نیازها و مشکلات خودشان بهخصوص مدیریت وظایف را از طریق این برنامه حل کنند. سفارشیسازی برنامه جیرا باتوجهبه اینکه نسخه فارسی آن نیز روانه بازار شده باعث شده تا این نرمافزار یکی از بهترینهای موجود در کل بازار برای مدیریت وظایف باشد.
کاربرد سوم: قابلیت سفارشیسازی
نرمافزار این قابلیت را دارد که بهتناسب هر کسب و کاری بهصورت کامل سفارشی شود. حالا این سفارشیسازی میتواند در شکل و دموی ظاهری، گردش کار که مربوط به هر پروژه است، تغییر در فرمهای موجود و یا سطح دسترسی افراد به سیستم و هر قابلیت دیگری را بهراحتی میتوان سفارشی کرد، باشد.
کاربرد چهارم: گزارشگیری ساده
یکی از قابلیتهای موجود در جیرا فارسی این است که بهراحتی میتوانید از عملکردهایی که در طول روز، هفته، ماه یا سال داشتهاید گزارش تهیه کنید. این عملکردها مربوط به کارکنان و یا کل سازمان میشود.
کاربرد پنجم: برقراری ارتباط با مشتریان
با این نرمافزار که فارسیسازی و بومیسازیشده و تقویم شمسی را هم ساپورت میکند به طبع بهراحتی میتوانید کلیه کارها و امور مربوط به مشتریان خودتان را پیگیری نمایید. این کارها میتواند شامل درخواستها و یا پیگیریهایی باشد که در قبال مشتریان انجام دادهاید.
مدیریت کانبان
- یکی از ابزارهای مشهور که در مدیریت پروژه کاربرد زیادی دارد، کانبان است؛ با انتخاب کانبان، شما توسط جیرا مستقیماً به بخش آموزشهای مربوط به ساخت تابلو جریان کار جدید هدایت خواهید شد.
- با قابلیت drag and drop در این پلتفرم بهراحتی میتوانید کارها را ویرایش کنید؛ بنابراین اگر وقت آموزش MSP را ندارید میتوانید از این نرمافزار برای مدیریت آسان پروژههای خود بهره بگیرید.
- در این مدل تصویری از کلیت پروژه و روشهای اجرای آن برای شما به نمایش میگذارد.
مدیریت اسکرام
- تابلو اسکرام جیرا، امکان سادهسازی پروژههای گسترده به بخشهای کوچکتر را دارد.
- کارایی و سهولت انتقال اطلاعات بین تابلوهای اسکرام و کانبان بالاست.
ردیابی مشکل
- این سیستم بهگونهای طراحی شده است که میتوانید مشکلات کاری را ایجاد کرده و آنها را تقسیمبندی کنید و در راستای جریان کاری آنها را نیز تحتنظر قرار دهید.
مدیریت محتوا
- با انتخاب قالب مدیریت محتوا، جیرا وظایف کاری را طبق کانبان باتوجهبه نیاز شما به پیشنویس، ویرایش و انتشار محتوا ایجاد خواهد کرد.
- علاوه بر اینکه طبق سیستم جیرا کارتان را انجام میدهید، هرکدام از مراحل که نیاز به ویرایش دارد را طبق نظرتان میتوانید تغییر دهید.
- سیستم مدیریت محتوا در جیرا با پلتفرمهای WordPress و Squarespace بهراحتی ارتباط برقرار میکند.
مزایای نرمافزار جیرا
جیرا طراحی بسیار ماهرانهای دارد و بهطوریکه راههای متعددی برای گردش و تکمیل کار در جیرا وجود دارد. پیکربندی نرمافزار بهراحتی قابل تغییر است و هر کس میتواند مطابق سلیقه خود چیدمان آن را تغییر دهد. گزارشگیری و فیلترینگ درخواستها بسیار ساده است و میتوان موضوع موردنظر را در کمترین زمان پیدا کرد. جیرا، روش آسانی برای دنبالکردن تاریخچه نظرات و گردش کارها دارد. قابلیت لینک کردن مسائل و اسناد از جمله امکانات بینظیر جیرا است.
جیرا یک ابزار بسیار قدرتمند برای مدیریت پروژههای چابک است که به طور همزمان میتواند بر روی چندین پروژه اجراشده و به مدیریت آنها کمک کند. با استفاده از این نرمافزار میتوان بهرهوری تیم را به حداکثر رساند و مسائل و اشکالات پروژه را ردیابی نمود. علاوه بر اینها، جیرا امکان جمعآوری بازخورد از کاربران غیرفنی را نیز دارد.
این نرمافزار از بردهای اسکرام و کانبان نیز پشتیبانی میکند.
جیرا یک سرویس ابری (کلاود) است، لذا در هر نقطه از جهان با اتصال به اینترنت میتوان به جیرا دسترسی پیدا کرد.
نسخه موبایل آن نیز که اخیراً منتشر شدهاست، دسترسی به آن را سادهتر میکند. به طور خلاصه امکانات جیرا عبارتاند از:
- تعریف و تخصیص کار به اعضای تیم
- امکان برگزاری نظرسنجی و طوفان فکری
- امکان ضمیمه کردن اسناد یا دانلود کردن اسناد
- گزارشگیری از پیشرفت کارها
معایب نرمافزار جیرا
جیرا سرعت بسیار پایینی دارد. نسخههای جدید جیرا دارای ویژگیهای جدید است که باعث سردرگمی کاربران آن میشود. اگر شما و یا شرکتتان تعداد نفرات کم با وظایف کم دارید بهتر است سراغ گزینههای دیگر بروید. به دلیل این که جیرا برای استفادههای شخصی و با دامنههای کاری کوچک مناسب نیست. جیرا گزارشها و داشبوردها را بهصورت گرافیکی ارائه نمیکند. یادداشتهای موجود در جیرا فقط اجازه میدهد متن وارد کنید و اجازه ورود اطلاعات بهصورت جدول و یا ستونی را نمیدهد.
باتوجهبه ویژگیهای قوی و عملکردی که جیرا از آنها پشتیبانی میکند، عمق و گستردگی زیادی در نرمافزار وجود دارد، بنابراین برای کاربران جدید، تا حدودی پیچیده است. بهخصوص افرادی که با ابزارهای مدیریت پروژه آشنایی ندارند.
برای مدیران پروژه که به طور همزمان چندین تیم را هدایت میکنند، مسائل و مواردی است که در آن ممکن است سردرگم شوند، بهعنوانمثال، اعلانهای ایمیل و هشدارهای پروژه میتوانند بهسرعت افزایش یابد و هیچ راهی برای بهبود اعلانها در پروژهها یا تیمها وجود ندارد.
جیرا نیاز به آموزش خوب دارد و ابزار بسیار سادهای نیست.
مهمترین مشکل در جیرا چیست؟
شاید بهجرئت بتوان گفت که بزرگترین مشکل تا سالهای اخیر در این برنامه نبود زبان فارسی و تقویم شمسی است که معضلی بزرگ برای برنامه جیرا محسوب میشود و خیلی از سازمانها، شرکتها و کسب و کارهای بزرگی که در ایران فعالیت میکنند به هنگام زمانبندی وظایف وقتی با تقویم میلادی مواجه میشوند که تطابقی با تقویم شمسی ما ایرانیها ندارد بهشدت رنجیده خاطر میشوند. اما نگران این موضوع نباشید بلکه میتوانید از افزونههای فارسیساز استفاده کنید و کار خود را بهراحتی پیش ببرید.
افزونههای مهم نرمافزار جیرا
۱. افزونه JEditor
افزونه JEditor به دلیل افزودن امکان راستچین نویسی در بخشهای مختلف نرمافزار جیرا، از پراستفادهترین افزونه برای فارسیزبانان است. این افزونه با اضافهکردن یک Editor پیشرفته به نرمافزار جیرا، امکانات مناسبی برای واردکردن اطلاعات در ایشو فراهم میآورد.
با استفاده از این افزونه میتوانید تنظیم کنید بهصورت پیشفرض تمامی متنها بهصورت RTL (راستچین) تنظیم گردد تا کاربران در هنگام واردکردن اطلاعات در بخشهای مختلف یک ایشو مانند Description و Comment لازم به تنظیم هر بار نداشته باشند. این افزونه امکان واردکردن فرمتهای مختلفی از متن در یک ایشو را نیز فراهم میآورد. از سایر امکان این ویرایشگر میتوان به موارد زیر اشاره کرد:
- ویرایشگر پیشرفته با امکان راستچین کردن مطالب بهصورت خودکار برای زبان فارسی
- امکان تنظیم افزونه JEditor برای استفاده در بخشهای مختلف جیرا مانند فیلد توضیحات، کامنتها و …
- امکان فرمولنویسی با فرمت TeX
- واردکردن فرمتهای مختلف متنی
- واردکردن راحت تصاویر و فایل در یک ایشو
- نگهداری تاریخچه آخرین متن نگارششده در ادیتور
- واردکردن جدول
- امکان واردکردن قطعه کد با پشتیبانی از syntax زبانهای مختلف برنامهنویسی
- نمایش Source متنهای نوشتهشده
۲. افزونه Automation for Jira
افزونه Automation for Jira از ضروریترین افزونههای جیرا است. به کمک این افزونه بهراحتی میتوانید تمامی کارهای تکراری را خودکارسازی کنید تا کاربران زمان خود را صرف کارهای خود کنند. در این افزونه نیاز به کدنویسی وجود ندارد و تمامی خودکارسازیها با Drag and Drop قابلپیادهسازی است.
در این افزونه Ruleهای مختلفی جهت خودکارسازی قابل ایجاد است. هر Rule بهصورت کلی از سه بخش Trigger ، Condition و Action تشکیل شدهاست.
در بخش Trigger مشخص میکنید که Rule در چه شرایطی اجرا شود. بیش از ۲۴ نوع Trigger در افزونه Automatin for Jira وجود دارد که به شما امکان میدهد شرایط مختلف برای اجرای یک Rule را با آنها پیادهسازی کنید.
برخی از Triggerهای پرکاربرد در این افزونه شامل: ایجاد یک ایشو، تغییر مقدار یک فیلد خاص، انتقال یک ایشو از یک وضعیت به وضعیت دیگر، فراخوانی یک webhook، حذف یک ایشو، انتقال یک ایشو، شروع یک اسپرینت، ایجاد یک اسپرینت، دورههای زمانی برنامهریزیشده و … است.
بخش مهم دیگر این افزونه Condition است. در این بخش شرطهای مختلفی برای فیلترکردن ایشوها قرار دادهمیشود. با استفاده از این شرطها، تنها ایشوهایی وارد بخش بعد یعنی Action میشوند که از شرطهای قراردادشده در این بخش عبور کنند.
و مهمترین بخش یک Rule قسمت Action است. در این بخش آنچه باید انجام شود پیادهسازی میشود. در افزونه Automation for Jira بیش از ۳۰ Action مختلف برای انجام کارهای مختلف وجود دارد. از جمله Actionهای قابلاستفاده میتوان به موارد زیر اشاره کرد: ایجاد یک ایشو جدید، ویرایش اطلاعات یک ایشو، انتقال ایشو به وضعیت دیگر، ارسال ایمیل، تخصیص ایشو به یک شخص یا نقش خاص، کپیکردن یک ایشو، کامنت بر روی ایشو، ایجاد sub-task، حذف کامنت، لینک و یا خود ایشو، واردکردن لاگ کارها (Log Work)، ارسال انواع نوتیفیکیشنها، تغییرات در ورژن، اجرای قطعه کد اسکریپت و …
همانطور که گفتهشد، این افزونه قدرت زیادی به راهبر و ادمین نرمافزار جیرا برای خودکارکردن بسیاری از کارها میدهد که زمان زیادی از افراد برای انجام کارهای تکراری صرفهجویی خواهدشد.
۳. افزونه Jira Misc Workflow Extensions
افزونه Jira Misc Workflow Extensions که بهاختصار با عنوان JMWE نیز شناخته میشود، مجموعه از ویژگیهای بسیار کاربردی به بخشهای Condition، Validation و Post-Funtion اضافه میکند. بهصورت پیشفرض راهبر یا ادمین نرمافزار جیرا جهت طراحی جریان کاریهای (Workflow) پیشرفته گزینههای محدودی در این سه بخش مشاهده میکند. افزونه JMWE امکانات و ویژگیهای متعددی به این بخشها اضافه میکند که به کمک آنها میتوان جریانهای کاری پیشرفتهای متناسب با نیاز سازمان طراحی کرد.
۴. افزونه Inbox: in-app notifications for Jira
در نرمافزار جیرا اطلاع از بهروزرسانیهای انجامشده بر روی ایشوها از اهمیت زیادی برخوردار است. کاربران لازم است این امکان را داشته باشند تا notificationها و پیامهای نرمافزار را بر اساس نیاز خود شخصیسازی کنند تا هیچ پیام مهمی در نرمافزار را از دست ندهند. این پیام میتواند تخصیص یک باگ با اولویت بالا به شخص باشد، یا mention شدن شخص در یک کامنت جهت شرکت در بحث در مورد یک ایشو.
از بهترین افزونههای این زمینه افزونه Inbox: in-app notifications for Jira است که قابلیتهای زیر را برای کاربران فراهم میکند:
- امکان شخصیسازی شرایط دریافت notificationها بهازای هر کاربر
- اضافهکردن reminder بهازای هر notification برای یادآوری مجدد
- کامنتگذاری مستقیم از طریق منوی افزونه بدون نیاز به باز کردن ایشو
- فعالکردن desktop notification برای هشداردهی بهتر
- امکان ارائه API برای ارسال پیام از طریق سایر نرمافزارها
۵. افزونه BigPicture و BigGannt
نرمافزار جیرا پرکاربردترین نرمافزار در حوزه کنترل پروژه چابک (مانند اسکرام و کانبان) است. اما این نرمافزار را میتوان برای کنترل پروژه آبشاری و سنتی نیز مورداستفاده قرارداد و جایگزین کاملی برای نرمافزارهای این حوزه مانند MSP یا Primavera نیز هست. علاوه بر این نرمافزار جیرا قابلیت استفاده در متدولوژیهای Scaled Agile نیز را دارد.
تمامی اینها توسط افزونههای پرقدرت BigGannt، BigPicture و نسخه کامل افزونه که تحت عنوان BigPicture Enterprise شناخته میسر میشود. این افزونه عملاً یک نرمافزار کامل با بخشهای مختلف برای مدیریت پروژه بهصورت گانت، مدیریت نقشه راه (Roadmap)، مدیریت Scope، مدیریت منابع (Resource Management) ، مدیریت ریسک (Risk Management)، مدیریت وابستگیها (Dependency Management) و ارائه گزارشها مختلف در هرکدام از این بخشهاست.
همانطور که گفتهشد این افزونه برای پیادهسازی متدولوژیهای Scaled Agile نیز بسیار کارآمد است. این افزونه از پرکاربردترین افزونه جهت پیادهسازی متدولوژی SAFe است و با ارائه نسخه ۸ خود، قابلیتهای متنوعی برای تطابق با SAFe 5 ارائه کرده است.
سایر افزونههای مهم نرمافزار جیرا
۶. Xray Test Management
۷. Structure for Jira – Projects at Scale
۸. InVision for Jira
۹. Zephyr for Jira – Test Management
۱۰. Tempo Timesheets
۱۱. Timesheet Reports and Gadgets
۱۲. Icons for Jira
نکته مهم
اگر سازمانی قصد دارد تا از نرمافزار جیرا استفاده کند این امکان را دارد تا برای هفت روز بدون هیچ محدودیتی در اندازه تیمها بهصورت مجانی از سرویسهای این نرمافزار استفاده کند. اگر شرکتی قصد خرید جیرا را داشته باشد میتواند آن را بهصورت سرویسی ابری با پرداختهای ماهانه استفاده کند یا اینکه تمامی سرویسهای در محل را بهصورت یکجا خریداری کنند. قیمت سرویسهای در محل بر اساس تعداد افراد تیمها و اینکه شرکت، این نرمافزار را برای سرور یا مرکز داده نیاز دارد متغیر است.
جمعبندی
در این مقاله به طور مفصل راجع به نرمافزار جیرا صحبت کردیم و به شرح ویژگیها، کاربردها، مزایا و معایب آن پرداختیم.
همچنین گفتیم جیرا یکی از محصولات اصلی شرکت اطلسین است که در کنار نرمافزار کانفلوئنس، پلتفرم همکاری تیمی این شرکت، ارائه میشود. اطلسین شرکت استرالیایی خدماتدهندهای در حوزه نرمافزار است که متخصص ارائه محصولات برای توسعهدهندگان نرمافزار، مدیران پروژه و مدیریت محتوا است.
اگر شما هم جزو مدیران پروژه و یا صاحبان کسب و کار هستید و میخواهید از نرمافزار جیرا استفاده کنید، همانطور که گفته شد نیاز به آموزش دارید؛ تیم گیتی سپند با آمادهسازی دوره آموزش نرمافزار جیرا فرصتی را فراهم آورده که میتوانید با استفاده از آن در بهبود بهرهوری و سرعت فرایندهای کسبوکارتان موفقتر از پیش عمل کنید.
