ما در طول شبانه‌روز همان‌قدر زمان داریم که ایلان ماسک و جف بزوس و سایر افراد موفق دنیا دارند، تفاوت در مدیریت زمان است که کارهای بزرگی را رقم می‌زند. وقتی صحبت از مدیریت زمان می‌شود به‌سرعت سراغ دفترچه یادداشتمان می‌رویم و جدولی می‌کشیم و زمان‌بندی کارهایمان را می‌نویسیم، بعد از گذشت چند ساعت یا نهایتاً چند روز از برنامه‌ای که نوشتیم انحراف پیدا می‌کنیم و در نهایت به حالت قبل می‌رسیم و کلافه‌تر از قبل می‌شویم. اگر شما هم این حس را تجربه کردید تا انتهای این مقاله با ما همراه باشید تا یک‌بار برای همیشه از شر این کلافگی خلاص شویم.

در این مقاله قصد داریم شما را با مفهوم مدیریت زمان در قالب سه گام آشنا کنیم، 

  1. پیش‌نیازهای مدیریت زمان 
  2. اصول و نکات مدیریت زمان 
  3. فرایندهای مدیریت زمان

مدیریت زمان چیست؟

مدیریت زمان، یعنی زمان خود را به‌ طور مؤثر به فعالیت‌های مناسب اختصاص دهیم. مدیریت مؤثر زمان، به افراد اجازه می‌دهد تا بر اساس اولویت‌های خود، فاصله‌های زمانی خاصی را به فعالیت‌های خاصی اختصاص دهند.

 به‌ عبارت‌ دیگر، اینکه چگونه زمان را مدیریت کنیم یعنی اینکه از وقت خود، به بهترین شکل استفاده کنیم، زیرا وقت همیشه محدود است. مدیریت زمان یک مهارت است، مهارتی که در همه ابعاد زندگی ما نقش مهمی را ایفا می‌کند. 

گام اول: پیش‌نیازهای مدیریت زمان 

مدیریت زمان پیش‌نیازهایی دارد که موارد زیر را در بر می‌گیرد:

۱)بازنگری به خود، زندگی و خودآگاهی

داشتن درک درست و شناخت جامع از خویشتن مهم‌ترین اصل است. در این مرحله باید برای خودمان باید اهداف روشنی از زندگی تعریف کنیم، این که تصورمان از خوشبختی و هدف از زندگی چیست. این مرحله را میتوان پایه و اساس مراحل بعدی دانست، چرا که اگر درک درستی از اهداف در زندگی نداشته باشیم بعد از گذشت چند سال به این نتیجه می‌رسیم که تصمیم‌گیری اشتباهی داشته‌ایم و حس پشیمانی آزارمان خواهدداد، پس برای این مرحله ارزش ویژه‌ای قائل شوید. 

۲) خودانگیختگی

باید به این درک برسیم که هر اقدامی در زندگی در نهایت برای خودمان است، چون دلایل دیگر به اندازه وجود خودمان ماندگار و پایدار نیستند برای مثال شما برای ایجاد جلوه‌ی خاص در بین اقوام شروع به تحصیل در رشته پزشکی می‌کنید و بعد از گذشت چندسال متوجه می‌شوید این خواسته انگیزه کاذب داشته و خواسته اصلی و قلبی شما نبوده است.

۳) آینده‌نگری

در آینده‌نگری نباید شما لحظه حال را از دست بدهید، آینده‌نگری یعنی شما موقعیت خود را در یک سال آینده چطور می‌بینید، از نظر شغلی در چه جایگاهی قرار دارید، از نظر ارتباطات در چه سطحی هستید، ساکن کدام شهر یا کشور هستید، چه دارایی‌هایی افزوده یا کاسته‌اید، با احتساب این موارد خواسته‌های سال آینده، سه سال آینده و پنج سال آینده‌تان را لیست کنید.

گام دوم: اصول و نکات مدیریت زمان 

۱) دوری از تعلل

کاری که برای انجام انتخاب کرده‌اید را بدون اتلاف وقت شروع کنید. برای این مرحله باید عوامل حواس‌پرتی را از بین ببرید. عوامل حواس‌پرتی روی میزان بهره‌وری و تمرکز شما تأثیرات منفی به جا می‌گذارند. هر بار تمرکز مجدد حدود ۲۳ دقیقه طول می‌کشد. 

گری کلر (Gary Keller) در کتاب آن یک چیز (The One Thing) توضیح می‌دهد که هنگام مختل شدن تمرکزتان دقیقاً چه اتفاقی می‌افتد. واقعیت این است که فعالیت متمرکز ۳۰ دقیقه‌ای مفیدتر از ۲ ساعت کار با تمرکز پایین است. عوامل حواس‌پرتی در نهایت باعث می‌شوند آن شور و اشتیاق اولیه را برای انجام کار نداشته باشید.

۲)مدیریت مکالمات

اگر از آن دسته از افرادی هستید که دیگران بابت بالا بودن زمان مکالمات و پیام‌هایتان به شما گلایه می‌کنند، باید آن را مدیریت کنید تا در طول شبانه‌روز زمان بیشتری برای انجام کارهای مهم‌تر داشته باشید.

اشتباه نکنید! منظور این نیست که با پدر و مادر یا همسرتان تماس نگیرید یا از حال دوستانتان بی‌خبر باشید، کافیست هنگام مکالمه طولانی مطمئن باشید که کار مهم‌تری ندارید.

 ۳) تمرکز کافی

همان‌طور که در مورد اول بیان شد عوامل حواس‌پرتی دشمن انگیزه شروع کار شماست. برای دوری از حواس‌پرتی:

  • تمام اعلان‌های موبایل و کامپیوترتان را خاموش کنید.
  • تلفنتان را از فضای کار دور نگه دارید.
  • از هدفون‌های بی‌صدا استفاده کنید، زیرا در این صورت همکارانتان در زمان کار کم‌تر مزاحمتان می‌شوند و سطح تمرکزتان حفظ می‌شود.
  • اگر برای انجام کاری به (Wi-Fi) نیاز نیست، آن را خاموش کنید.
  • از شبکه‌های اجتماعی در محل کارتان استفاده نکنید. آیا در این مورد نمی‌توانید مقاومت کنید؟ (Distraction Time) را در طول روز تنظیم کنید.
  • اگر دفتر کار دارید، در را ببندید.

به یاد داشته باشید که به انجام رساندن همه کارها غیرممکن است. همچنین به‌خاطر داشته باشید که احتمال این وجود دارد که ۲۰ درصد اندیشه‌ها، گفت‌وگوها و اقداماتتان، ۸۰ درصدِ نتایج‌ دلخواهتان را بسازند.

قانون ۲۰ ۸۰ بیان می‌کند: ۸۰٪ خروجی یا نتایج از ۲۰٪ ورودی‌ها حاصل خواهند شد؛ به عبارت دیگر، این چیزهای کوچک هستند که بخش بزرگی از نتایج را تشکیل می‌دهند. برای اینکه مدیریت زمان مؤثرتری داشته باشید، روی ۲۰٪ وظایفتان تمرکز کنید تا ۸۰٪ نتایج را به دست آورید. برای انجام تأثیرگذارترین وظایف خود، از این روش مدیریت زمان استفاده کنید.

۴) شناسایی زمینه‌های جذاب

برای بالاماندن سطح انرژی‌تان از زمینه‌های جذاب در زمان استراحت و فراغت استفاده کنید.  تماشای ویدیو انگیزشی، گوش‌دادن به موسیقی و مطالعه کتاب مورد علاقه‌تان می‌تواند به شما کمک کند.

۴) مهارت «نه» گفتن

اگر می‌خواهید سلامتی در زندگی‌تان جاری باشد، باید به مصرف خوراکی‌های ناسالم نه بگویید. این مثال در همه ابعاد کاربرد دارد. با خود صادق باشید اگر می‌خواهید نظم، ارتباطات بهتر، موقعیت شغلی بهتر و زندگی بهتر در زندگی‌تان جاری باشد باید در موقعیت‌های حساس نه بگویید.

۵) رعایت نظم 

از چیزهای کوچک شروع کنید. صبح که خواب بیدار می‌شوید رختخواب خود را مرتب کنید. نهایتاً 30 ثانیه طول می‌کشد؛ اما برای ناخودآگاهتان یعنی «اهمیت به نظم از نقطه شروع روز» کاملاً اکتسابی است و باید قدم‌به‌قدم در آن بهبود یابید.

۶) استفاده از وقت‌های مرده

وقتی در مترو یا اتوبوس در مسیر هستید می‌توانید کتاب بخوانید و ایمیل‌ها را چک کنید. می‌توانید در مسیر باشگاه بدوید تا رسیدن به آنجا گرم کرده باشید. تشخیص این وقت‌های مرده کاملاً شخصی است و زمان مشخص ندارد اما در صورت شناسایی و استفاده از آن‌ها بسیار مفید واقع خواهد شد.

۷) اوقات فراغت

گذشته از تمام کارهای مهم شما به‌عنوان یک انسان نیاز به استراحت، تفریح، سفر و گردش در طبیعت دارید. پس به آن اهمیت دهید و برای آن در برنامه هفتگی یا ماهانه وقت مشخصی در نظر بگیرید.

۸) ورزش

و مورد بسیار مهم دیگر ورزش است. نگذارید کم‌تحرکی و یا تلاش 24 ساعته در گذر زمان سلامتی شما را به خطر بیندازد. به‌صورت روزانه حرکات کششی و هوازی انجام دهید حتی در مدت‌زمان کم از آن غافل نشوید.

گام سوم: فرایندهای مدیریت زمان

۱) تعیین اهداف

داشتن هدف بسیار مهم است. به این صورت که اگر اهداف شما تعریف نشده یا مبهم باشند شما هرچقدر هم روزها، ماه‌ها و سال‌ها که تلاش کنید باز هم به دستاوردهای خاصی نمی‌رسید. اگر دستاوردی هم داشته باشید قابل‌قبول و رضایت‌بخش نخواهد بود.

۲) برنامه‌ریزی مؤثر

برای مدیریت زمان اثربخش، برای روزتان برنامه‌ریزی کنید. برنامه کاری‌ خود یا لیستی از کارهایتان را تهیه کنید. این کار را می‌توانید در شبِ قبل نیز انجام دهید اما انجام‌دادن آن بسیار اهمیت دارد.

۳) اولویت‌بندی کارها

برای مدیریت زمان با توجه ‌به اهمیت و ضرورت وظایف، آن‌ها را اولویت‌بندی کنید. تفاوت بین کارهای فوری و مهم را بدانید. برای این کار می‌توانید از خود بپرسید اگر فقط در روز یک کار بتوانید انجام دهید، کدام را انجام می‌دهید. حال فرض کنید آن کار انجام شده، در مرحله بعد چه کاری انجام می‌دهید؟ و همین‌طور تا به انتهای لیست پیش می‌روید. مشخص کنید که چه‌کارهایی را باید طی یک روز انجام دهید و چه‌کارهایی را می‌توانید طی یک هفته، یک ماه یا حتی بیشتر نیز انجام دهید.

۴) تعیین زمان مشخص

برای اتمام کارهای خود زمان مشخصی را در نظر بگیرید و تلاش کنید تا قبل از اتمام مهلت مشخص، کارتان را به پایان برسانید. بهترین فردی که می‌تواند برای انجام امورتان زمان مشخص کند خودتان هستید. از خودتان بپرسید که انجام‌دادن فلان کار، برای شما چقدر زمان می‌برد. به‌مرور این تخمین‌ها دقیق و دقیق‌تر می‌شود.

۵) واگذاری مسئولیت‌ها

همه کارها را به‌تنهایی انجام ندهید؛ قبل از انجام امور بسنجید اگر شما انجامشان دهید بهتر است یا به فرد دیگری بسپارید. نباید وقتی که می‌دانید کاری را نمی‌توانید انجام دهید، آن را قبول کنید. 

۶) ارزیابی برنامه‌ریزی

عادت به «انجام کار درست، در زمان مناسب» را توسعه دهید. کارهایی که در زمان اشتباه انجام می‌شوند، کاربرد چندانی ندارند. برای مثال کاری که انرژی زیادی می‌گیرد را وقتی انجام دهید که انرژی کافی در اختیار دارید. یک روز کامل خود را تلف نکنید برای کاری که می‌تواند طی یک یا چند ساعت انجام شود؛ همچنین برای تماس‌های شخصی یا بررسی به‌روزرسانی‌ها در شبکه‌های اجتماعی، مدت زمانی جداگانه‌ای را تعیین کنید. چک کردن لحظه‌ای آنها زمان زیادی از شما می‌گیرد.

مزایای مدیریت زمان

در نهایت اگر نکته‌ای را یافتیم که با اصلاح آن، برنامه‌ریزی‌مان بهبود می‌یافت آن را اعمال می‌کنیم. حال سوال پیش می‌آید که اصلاً چرا باید به مدیریت زمان اهمیت دهیم؟

در ادامه، مزیت‌های مدیریت زمان را با هم مرور می‌کنیم:

۱) بهبود عملکرد و کسب نتیجه بهتر

با مدیریت زمان شما دیگر به فکر عقب افتادن یا فراموش‌کردن کارهایتان نمی‌افتید؛ زیرا تمامی کارهایتان به‌صورت لیست شده و اولویت‌بندی شده در چک‌لیستتان قرار گرفته‌اند. ابن باعث می‌شود تا کاری که در حال انجام آن هستید با تمرکز کافی انجام شود و تمرکز کافی برای انجام یک کار منجر به نتیجه‌گیری بهتر از آن می‌گردد.

۲) ارائه به‌موقع کار 

وقتی شما مدیریت زمان خود را آغاز می‌کنید با گذشت چند روز تخمین‌های زمانی برای انجام کارهایتان دقیق‌تر می‌شود و در صورتی که به برنامه‌تان پایبند باشید خواهید دید کارهایتان نه‌تنها به تعویق نمی‌افتند؛ بلکه زودتر از موعد تحویل می‌دهید و از نظر روحی روانی نیز از آرامش بیشتری برخوردار می‌شوید. در این راستا دانشگاه علوم پزشکی مازندران نیز تحقیقاتی به عمل‌آورده است که نتیجه آن به‌صورت خلاصه بدین شرح است:

«اعمال مدیریت زمان باعث می‌شود تا افراد وظایف خود را به‌صورت برنامه‌ریزی‌شده و مؤثرتری انجام دهند که این باعث افزایش بهره‌وری می‌شود. همچنین مدیریت زمان روی سلامت روانی افراد اثر گذاشته و مشکلات سایکوسوماتیک، استرس و فشارهای روانی ناشی از کار را کاهش می‌دهد.» 

۳) ایجاد فرصت‌های شغلی بهتر

در ادامه تحویل به‌موقع کارها شما تبدیل به یکی از شخصیت‌های منظم کاری می‌شوید که به تعهدات خود به‌موقع پایبند است؛ بنابراین مستحق و لایق پاداش است. این به نوبه خود اعتبار حرفه‌ای شما را ارتقا می‌دهد و می‌تواند در جهت یافتن فرصت‌های جدید برای توسعهٔ شغلی به شما کمک کند.

۴) افزایش اعتماد‌به‌نفس 

این سلسله ‌مراتب افزایش اعتماد به نفس را به دنبال خواهد داشت. وقتی زمانتان را به‌درستی مدیریت می‌کنید و در موعد مقرر وظایفتان را به‌ پایان می‌رسانید، موفقیت و اعتماد به نفس بیش‌تری را احساس خواهید کرد. به‌ سرانجام رساندن لیست‌های روزمره به‌ طور مداوم می‌تواند انگیزه‌ای قوی‌ برای افراد باشد تا مهارت‌های لازم را برای مدیریت زمان و استفاده از فرصت‌های جدید کاری بهبود بخشند.

 سخنی از «جاشوا بکر»

جاشوا بِکر (Joshua Becker)  یکی از نویسندگان موفقی که توانسته به‌درستی زمان را مدیریت کند، می‌گوید همه ما می‌توانیم با راهکارهایی زمان را مدیریت کرده و وقت کافی برای کارهایمان داشته باشیم. از نظر بِکر خودمان پرمشغله بودن را انتخاب می‌کنیم؛ ما تصمیم می‌گیریم که کارهای زیادی برای انجام داشته و زمان کافی نداشته باشیم؛ کسی ما را مجبور به انتخاب این سبک زندگی نمی‌کند بلکه این تصمیم ما است.

اولین و مهم‌ترین قدم برای مدیریت زمان این است که بدانیم خودمان برنامه زندگی‌مان را تعیین می‌کنیم. پس مجبور نیستیم سبک زندگی انتخاب کنیم که در آن‌وقت کافی نداشته باشیم.

بکر هیچ‌گاه پرمشغله بودن را مزیت نمی‌داند. او می‌گوید: «وقت کافی نداشتن نشانه افتخار نیست؛ در واقع این مسئله پتانسیل واقعی ما را محدود می‌کند.» از سوی دیگر بکر برای استراحت برنامه‌ریزی کرده و می‌گوید یکی از دلایلی که بسیاری از ما همیشه سرمان شلوغ است این است که ارزش استراحت کردن را نمی‌دانیم، اما استراحت برای جسم، ذهن و روح ما مفید است. او یک روز در هفته برای استراحت و با خانواده بودن اختصاص داده و آن را در تقویمش یادداشت کرده و به هر قیمتی به آن عمل می‌کند.

بکر، اولویت‌هایش در زندگی را می‌شناسد و آن‌ها را مشخص و دنبال می‌کند(پیش‌نیاز اول). او می‌گوید یکبار دیگر چیزهایی را که در زندگی برایتان مهم است تعیین کرده و زمان خود را برای انجام آن‌ها برنامه‌ریزی کنید. پرمشغله بودن باعث می‌شود اولویت‌هایتان را در زندگی فراموش کنید.

بکر می‌داند چه زمانی “نه” بگوید و ارزش کلمه “نه” را می‌داند. او این جمله سِنکا (Seneca) را همیشه به یاد دارد «اگر فردی سرگرم کارهای زیادی باشد، هیچ کاری را نمی‌تواند با موفقیت انجام دهد.» او می‌گوید یاد بگیرید به کارهای کوچک و بی‌اهمیت “نه” بگویید زیرا با این کار زمان بیش‌تری برای انجام کارهای مهم‌تر خواهید داشت و به‌درستی مدیریت زمان کرده‌اید.

اپلیکیشن‌های مدیریت زمان

از اپلیکیشن‌های زیر نیز می‌توانید برای مدیریت زمان خود استفاده کنید.

  • رسکیو تایم (RescueTime)
  • تایم‌لی (Timely)
  • هاروست (Harvest)
  • فوکس ات ویل (Focus at Will)
  • ریممبر د میلک (Remember the Milk)
  • فوکس بوستر (Focus Booster)
  • اور نوت (Evernote)
  • تودویست (Todoist)
  • تایم‌فری (TimeTree)

جمع‌بندی

به طور کلی، توانایی مدیریت زمان می‌تواند تأثیر زیادی در موفقیت و کارایی شما داشته باشد. اما باید توجه داشته باشید که کاری که انجام می‌دهید نیز باید برایتان لذت‌بخش باشد تا انگیزۀ لازم برای برنامه‌ریزی داشته باشید. در این مقاله پس از تعریف مدیریت زمان، پیش‌نیازهای آن را شرح دادیم و اصول و نکات آن را با هم مرور کردیم، در ادامه فرایندهای مدیریت زمان را بررسی کردیم، این‌که چه اقداماتی نیاز است انجام دهیم را توضیح دادیم.

در بخش مزیت‌های مدیریت زمان دریافتیم با استفاده از مهارت مدیریت زمان، ما در یک چرخه‌ای می‌افتیم که روزبه‌روز منظم‌تر و کارآمدتر و ارزشمندتر و با اعتماد به نفس بالاتر خواهیم شد و این خود باعث می‌شود مهارت مدیریت زمان را با کیفیت بالاتری انجام دهیم.

 مقالات پیشنهادی

نتیجه‌ای پیدا نشد.

1 دیدگاه. دیدگاه تازه ای بنویسید

دیدگاهتان را بنویسید

نشانی ایمیل شما منتشر نخواهد شد.

این فیلد را پر کنید
این فیلد را پر کنید
لطفاً یک نشانی ایمیل معتبر بنویسید.