توجیه منابع: 10 نکته برای به دست آوردن آنچه نیاز دارید

در گفتگوهای من با مدیران سراسر کشور، یک چالش به طور مداوم روی می‌دهد: توجیه منابع (مردم، بودجه و تجهیزات) لازم برای اجرای یک عملیات عالی. این یکی از بزرگ‌ترین چالش‌هایی است که من نیز با آن روبرو هستم؛ اما باگذشت زمان روش‌هایی را برای موفقیت در دستیابی به این منابع لازم آموختم.

قبل از اینکه به نکات خاص شیرجه بزنیم، در اینجا دو اصل کلی وجود دارد: اول، معمولاً اگر نپرسیم، چیزی به دست نمی‌آوریم. دوم، باید اطمینان حاصل کنیم که وقتی می‌خواهیم از منابعی بخواهیم که از یک یا چند ذینفع کلیدی بهره ببرد: سرمایه‌گذاران، مشتریان، کارمندان و جامعه‌ای که در آن تجارت می‌کنیم.

در اینجا چند نکته وجود دارد که می‌تواند به شما در بهبود احتمال دستیابی به منابعی که برای بهره‌مندی از ذینفعان نیاز دارند کمک کند با گیتی سپند همراه باشید

اهداف، ابتکارات، ارزش‌ها و نیازهای شغلی سازمان خود را شناسایی کنید.

سپس دریابید که چگونه می‌توانید در تحقق آن اهداف و سازمان خود موفق‌تر شوید. پیوند دادن منابع موردنیاز شما به اهداف و ابتکارات خاص شرکت‌ها به ایجاد یک پرونده تجاری قانع‌کننده برای مجوز صندوق‌ها کمک می‌کند.

به‌عنوان‌مثال، بسیاری از سازمان‌ها نوعی تمرکز مشتری یا ابتکار مشارکت دارند. من اخیراً تجهیزات جدید و نرم‌افزارهای پیشرفته را تا حدودی توجیه کردم تا شرکت ما بتواند ارتباطات شخصی‌تر و مرتبط‌تری با مشتریان خود برقرار کند.

بسیاری از سازمان‌ها تأکید جدی بر پایداری و توجیه منابع دارند. یافتن راه‌هایی برای استفاده دقیق از نامه‌های فیزیکی و جلوگیری از زباله با نتیجه مثبت دریافت می‌شود درگذشته تأییدیه چاپگر دوم را دریافت کرده‌ام تا بتوانیم از صورت‌حساب‌های ساده دوصفحه‌ای به اسکناس‌های دوصفحه‌ای یک صفحه برویم.

راه‌هایی برای پس‌انداز پول سازمان و افزایش بودجه خود را بیابید.

یک روش تقریباً مطمئن برای توجیه هزینه پیشنهادی، نشان‌دادن این امر است که در نتیجه موجب صرفه‌جویی در سازمان شما خواهد شد. شرکت من، پورتلند جنرال، به فروشندگان خارجی 50 تا 60 سنت برای هر نسخه رنگ پرداخت می‌کرد. تیم من پیشنهادی را برای اجاره چاپگرهای دیجیتالی رنگ ارائه دادند و نشان دادند که می‌توانیم با پس‌انداز قابل‌توجهی نسخه‌های رنگی را تهیه کنیم.

ما همچنین با ارائه خدمات سوزاندن سی دی، خدمات اسکن و با حداکثر تخفیف‌های پستی روش‌هایی برای پس‌انداز پول پیدا کرده‌ایم. اگر تخفیف‌های پستی را قبل از مرتب‌سازی و اتوماسیون به حداکثر نرسانید، به دلیل صرفه‌جویی در هزینه‌های پستی افزایشی، سرمایه‌گذاری بر روی نرم‌افزار و / یا تجهیزات مرتب‌سازی اغلب ممکن است از نظر اقتصادی توجیه شود.

از هزینه‌های خود و نحوه مقایسه آنها با بازار خارجی مطلع شوید.

این فوق‌العاده است اگر می‌توانید ثابت کنید که عملیات داخلی شما از آنچه که ارائه‌دهندگان خارجی بالقوه هستند هزینه کمتری دارند، پس از آن مهمات لازم را برای توجیه وجوه برای ادامه عملکرد خود دارید.

با ایده‌های خلاقانه با فروشندگان کار کنید تا عملکرد و توجیه سند خود را بهبود بخشید.

فروشندگان می‌توانند منبع بزرگی از ایده‌ها باشند و می‌توانند در ایجاد توجیه برای پیشنهادها بسیار مفید باشند. فروشندگانی چون Xerox ، Pitney Bowes و InfoPrint Solutions ، یک شرکت Ricoh ، به ما کمک کرده‌اند تا روش‌های خلاقانه‌ای برای بهبود کیفیت و کارایی عملیات خود به روش‌های مقرون‌به‌صرفه ایجاد کنیم. ایجاد روابط مثبت با فروشندگان فعلی و سایر فروشندگان بالقوه جدید می‌تواند سود سهام عظیمی پرداخت کند. یکی از مزایای مراجعه به کنفرانس‌هایی مانند IPMA ، On Demand ، MailCom و انجمن ملی پستی ، امکان ملاقات با فروشندگان و انتخاب ایده‌ها و ایجاد روابط است.

با سایر بخش‌های سازمان خود شریک شوید.

بعضی اوقات بخش‌های دیگر ممکن است نیازهای ویژه‌ای برای چاپ، نامه پستی یا انجام کار داشته باشند. این نیازها باید به‌عنوان فرصت‌های بالقوه مشارکت در نظر گرفته شود.

مدتی برگشت فرصت “برد – برد” را تجربه کردیم. بخش نقشه‌برداری برای چاپ نقشه‌ها به چاپگر بزرگ جدید نیاز داشت و قصد داشت یک چاپگر را خریداری کند و سپس فردی را برای اجرای آن استخدام کند. بخش چاپ من یک چاپگر بزرگ بسیار قدیمی داشت که نیاز به تعویض داشت؛ بنابراین ما پیشنهاد دادیم تا چاپگر جدید را در مغازه خود قرار دهیم و هزینه آن را بدون هیچ هزینه‌ای برای آن بخش اجرا کنیم. آنها این پیشنهاد را پذیرفتند، و ما چاپگر جدیدی را به دست آوردیم که به نفع کل شرکت است.

شما همچنین باید به دنبال شرکای دیگر و طرف‌داران سازمان خود باشید – از جمله بازاریابی، خدمات مشتری، روابط‌عمومی، ارتباطات شرکت‌ها و غیره. دریافت پشتیبانی از این مدافعان داخلی تصمیم‌سازان را نشان می‌دهد که درخواست‌های شما پشتیبانی گسترده‌ای دارند.

روابط مثبت با ارائه‌دهندگان خدمات داخلی که در تصمیم‌گیری‌ها تأثیر می‌گذارند، توسعه یابد.

بیشتر سازمان‌ها دارای کارمندان مالی هستند که نقش مهمی در روند تصویب بودجه و درخواست سرمایه و توجیه منابع دارند. منابع انسانی معمولاً با تصمیماتی برای ارتقای و یا اضافه‌کردن کارکنان درگیر می‌شوند. حقوقی، خرید، ارتباطات شرکت‌ها و سایر حوزه‌های کارکنان نیز نقش اصلی را ایفا می‌کنند. این ارائه‌دهندگان خدمات می‌توانند متحدین یا دشمنان شما باشند. انتخاب تا حد زیادی به شما بستگی دارد.

شما می‌توانید روابط خود را با این افراد با تمرین سه‌گانه بهبود بخشید: شناخت، احترام و پاداش. افراد این عملکردها غالباً دارای مدرک و / یا گواهینامه هستند و احساس غرور حرفه‌ای می‌کنند. شناخت آنها به‌عنوان متخصص و متخصص با جستجوی مشاوره و قدردانی از تخصص آنها، سود سهام را خواهد پرداخت. برخورد مثبت و با احترام به آنها باعث تقویت روابط می‌شود و هنگامی که کسی به شما کمک کند، نشان‌دادن قدردانی شما به روشی ملموس (تشکر کلامی، نامه الکترونیکی، کارت، گواهی هدیه، غذا) باعث شگفتی روابط می‌شود.

فرایند بودجه و سایر کارهای “شمارش دقیق” را جدی بگیرید.

بسیاری از مدیران عملیاتی از بودجه‌ ریزی، حسابداری و وظایف “شمارش لوبیا” و توجیه منابع متنفر هستند. اما یک راه مطمئن برای ایجاد اعتبار بهتر با کارمندان مالی شما یادگیری چگونگی تدوین بودجه‌های دقیق و قادر به توضیح واریانس‌های بودجه و ارائه پیش‌بینی‌های آینده است.

چگونه می‌توانید توانایی بودجه خود را بهبود بخشید؟ با خواندن دقیق اسناد و مدارک ارائه شده، پرسیدن سؤالات، افراد دیگر را در این فرایند (کارمندان، زنجیره مدیریت، فروشندگان) و همچنین مستند کردن فرضیات خود درگیر کنید. بازپرداخت ارزش تلاش اضافی را دارد. اگر اعتبار خود را با افراد مالی بهبود ببخشید، احتمالاً آنها طرف‌داری از درخواست‌های شما می‌شوند، نه مخالفان.

سیستم و پروسه‌های بودجه‌ریزی و تصویب سازمان خود را درک کنید.

با معیارهای مورداستفاده در تصمیم‌گیری و قالب و محتوای لازم برای مستندات موردنیاز، آگاه شوید. بدانید که تصمیم گیرندگان اصلی چه کسانی هستند و واقعاً به دنبال ایجاد روابط مثبت هستند. پیروی از بازه‌های زمانی و بازی با قوانین به شما در ایجاد اعتبار شما کمک می‌کند و شانس شما در گرفتن مجوزهای موردنیاز را بهبود می‌بخشد.

حجم خود را پیگیری کنید و مدارک افزایش یابد.

بعضی اوقات تصمیم گیرندگان تحت فرضیات اشتباه عمل می‌کنند که نامه‌های سخت کپی و صفحات چاپی ناپدید می‌شوند و دیگر مهم نیستند. حقایق می‌توانند برای خودشان صحبت کنند، بنابراین حجم کلیه کارهایی که انجام می‌دهید را ردیابی کرده و از این موارد به‌عنوان بخشی از پرونده کلی تجارت خود برای توجیه منابع و درخواست‌های خود استفاده کنید.

یک مورد کسب‌وکار خوب ایجاد کنید.

تجزیه‌وتحلیل ذینفعان را تکمیل کرده و مزایا و سرمایه گذاری بازده (ROI) را دررابطه‌با سرمایه‌گذاران ، مشتریان، کارمندان و جامعه توضیح دهید. مطمئن باشید که مزایای کمی (مالی) و کیفی (غیرمالی) را نیز شامل می‌شود. به طرف‌دارانی که از در خواست‌های شما پشتیبانی می‌کنند، مراجعه کنید.

منبع: inplantimpressions.com

خصوص توجیه منابع با متخصصین ما در گیتی سپند تماس بگیرید